Publipostage Mail

Problématique

Je suis chargé de donner les nouveaux identifiants Microsoft Office 365 à environ 400 personnes, comment faire ?

Cette tâche aurait dû me prendre des jours et des jours, mais en cherchant sur internet, j'ai trouvé une solution...

Introduction

Le publipostage, également connu sous le nom de "mailing en masse", est une technique de communication marketing qui consiste à envoyer des documents personnalisés à un grand nombre de destinataires.
Ces documents peuvent être :

- Des lettres
- Des e-mails
- Des brochures
- Des cartes postales

L'objectif du publipostage est de fournir un message spécifique à chaque destinataire, en utilisant des données variables pour personnaliser le contenu. Ces données variables peuvent inclure le nom du destinataire, son adresse, des informations sur ses achats précédents, ou toute autre information pertinente.

Le processus de publipostage :

1. Collecte des données :
Rassemblez les informations sur vos destinataires, telles que leurs noms, adresses, préférences, historique d'achat, etc.

2. Création du document modèle :
Concevez le document que vous allez envoyer, en laissant des espaces réservés pour les données variables qui seront personnalisées pour chaque destinataire.

3. Personnalisation du document :
Utilisez un logiciel de publipostage pour insérer les données variables dans le document modèle, créant ainsi des versions uniques pour chaque destinataire.

4. Préparation et envoi :
Préparez les documents personnalisés pour l'envoi, que ce soit par courrier postal ou électronique. Assurez-vous de respecter les réglementations en matière de protection des données et les bonnes pratiques en matière de marketing.

Travail effectué

Pour mon cas, J’ai dû réaliser environ 400 mails pour tous les employés de mon entreprise. Dans ce mail je leurs ai donné leur nouveau mot de passe et adresse mail pour le nouveau compte Office.

Voici l’exemple d’un mail que j’ai envoyé : (caché le nom de la personne)



Malgrès la similitude des deux mails, nous pouvons remarquer deux différences :

- L'identifiant
- Le mot de passe

Mise en place

Mes deux outil de travail étaient Microsoft Word et Microsoft Excel

J'ai utilisé un tableau Excel et m'a servi comme base de données, il contenait des informations sur tous les utilisateurs :

  • Nom
  • Prénom
  • Ancienne adresse e-mail (pour leur faire parvenir le mail)
  • Nouvelle adresse e-mail
  • Mot de passe pour la nouvelle boite mail

    • Une fois le tableau excel rempli, je suis passé sur Word :



    Voici le mail que j'ai utilisé comme base, nous pouvons observer :

    "email_dumarey" et "mot_de_passe" correspondent au nom de la colonne dans le tableau Excel ou se trouve le mail de chaque personne ainsi que leur mot de passe.

    En haut, dans Word, nous avons cet onglet "Aperçu des résultats" qui permet de naviguer dans le tableau excel, sur la photo j'étais à la ligne 25 du tableau, c'est-à-dire qu'à la place d'avoir "email_dumarey et "mot_de_passe" J'avais le mail et le mot de passe de la personne correspondant à la 25 lignes du tableau.

    Conclusion

    Ainsi, en un clic j’ai pu envoyer 400 mail personnalisé. J’ai pu remplir une tâche qui m’a été demandé et qui devait prendre quelques jours à faire à la main en une demi-journée, le temps de me renseigner et d’effectuer des tests.